Správa dokumentov
Dokumenty v OpenResi sú archív písomností a dôkazov o chode SVB. Aktuálne je modul čiastočne implementovaný — niektoré dokumenty vznikajú automaticky, iné ešte vyžadujú externé riešenie.
Plnohodnotná centrálna sekcia „Dokumenty" s upload formulárom, kategorizáciou a archiváciou bude doplnená v ďalšej fáze. Sledujte oznamy v dashboarde.
Aktuálne podporované typy dokumentov
1. Zápisnica z hlasovania (automatická)
OpenResi automaticky generuje PDF zápisnicu po každom uzavretom hlasovaní.
Ako sa k zápisnici dostanete:
- Hlasovanie v bočnom menu
- Otvorte uzavreté hlasovanie
- Kliknite „Stiahnuť zápisnicu (PDF)"
Obsah zápisnice:
- Hlavičkové údaje (názov uznesenia, dátumy, iniciátor)
- Tabuľka hlasov s podielmi
- Pri spoluvlastníctve: pod-tabuľka s jednotlivými spoluvlastníkmi a riešením
- Celkový výsledok + status kvóra
- Audit hash každého hlasu
- Citácie § 14 a § 14b zákona č. 182/1993 Z. z.
Kto môže stiahnuť:
- Predseda (admin)
- Sčítavač hlasov
- Vlastník (po uzavretí hlasovania alebo po odovzdaní vlastných hlasov)
2. Fotografie papierových hlasov
V detaile hlasovania nájdete galériu „Fotografie papierových hlasov" — všetky lístky, ktoré sčítavač zaznamenal. Slúžia ako vizuálny dôkaz pri prípadnom spore.
Detaily v Papierové hlasovanie.
Plánované typy dokumentov
Tieto typy zatiaľ nemajú vlastné UI, ale OpenResi má pripravenú databázovú štruktúru:
| Typ | Použitie | Kto bude nahrávať |
|---|---|---|
| Vyúčtovanie | Ročné vyúčtovanie nákladov a fondu | Správca / predseda |
| Zmluvy | Zmluvy s dodávateľmi (voda, teplo, výťah, internet) | Predseda |
| Technické správy | Revízie elektriky, plynu, výťahov | Predseda |
| Štatúty a poriadky | Domový poriadok, stanovy SVB | Predseda |
| Žiadosti a sťažnosti | Korešpondencia s úradmi alebo dodávateľmi | Predseda |
| Dokumenty bytu | Podpísané zmluvy o byte, splnomocnenia | Predseda |
V budúcnosti bude pre každý dokument:
- Názov a popis
- Súbor (PDF, JPEG, PNG, XLSX)
- Rozsah viditeľnosti — celý dom / vchod / konkrétny byt
- Pôvodca (kto nahral)
- Dátum vzniku
Aktuálne odporúčanie pre predsedov
Kým modul nie je hotový, archivujte dokumenty mimo OpenResi:
- Cloudové úložisko (Google Drive, Dropbox, OneDrive) — zdieľanie linkov v príspevkoch
- E-mailový archív — z e-mailovej schránky SVB
- Papierový archív — povinné minimum pre právne dôležité dokumenty (zápisnice, hlasovacie lístky, zmluvy)
V nástenkových príspevkoch (kategórie info a event) môžete priložiť odkaz na dokument v cloudovom úložisku — vlastníci si ho stiahnu kliknutím.
Externé prepojenia (API)
V Nastavenia → Externé pripojenia môžete vygenerovať API kľúče pre prepojenie s externými systémami:
- read — len čítanie dát (napr. reporting tool)
- read_write — čítanie + zápis (napr. účtovný systém zapisujúci platby)
- full — plné oprávnenia (zatiaľ pre interné nástroje)
Toto je užitočné napríklad pre integráciu s účtovným softvérom alebo správcovskou firmou, ktorá vám pripravuje vyúčtovanie.
API kľúč je rovnocenný s heslom predsedu — uchovajte ho bezpečne a nikdy ho neposielajte e-mailom v plnom znení. Ak kľúč unikne, okamžite ho v Nastaveniach zrušte (revoke) a vygenerujte nový.
Archivácia po skončení funkčného obdobia
Pri zmene predsedu je dôležité, aby:
- Nový predseda dostal kompletný archív dokumentov (papierový + digitálny)
- API kľúče sa zrušia a vygenerujú nanovo pre nového predsedu
- Nový predseda dostane rolu admin v OpenResi (cez existujúceho admina alebo v krízovom prípade cez podporu)
Detailný postup odovzdávania funkcie bude súčasťou pripravovaných šablón a kontrolných zoznamov pre SVB.